obowiązująca w

Wątarski Sp. z o.o.

Toruńska 169, 87-800 Włocławek

- zwanym dalej Pracodawcą lub Dealerem

§ 1

DEFINICJE

1.   Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych), w tym:

-      pracownik;

-      pracownik tymczasowy;

-      osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie

umowy cywilnoprawnej;

-      przedsiębiorca;

-      prokurent;

-      akcjonariusz lub wspólnik;

-      członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

-      osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy

lub dostawcy;

-      stażysta;

-      wolontariusz;

-      praktykant.

2.   Współpracownik – osoba fizyczna wykonująca pracę w oparciu o inny stosunek prawny niż stosunek pracy lub pełniąca inne funkcje u Dealera.

3.   Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

-      korupcji;

-      zamówień publicznych;

-      usług, produktów i rynków finansowych;

-      przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

-      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

-      bezpieczeństwa transportu;

-      ochrony środowiska;

-      ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

-      bezpieczeństwa żywności i pasz;

-      zdrowia i dobrostanu zwierząt;

-      zdrowia publicznego;

-      ochrony konsumentów;

-      ochrony prywatności i danych osobowych;

-      bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

-      interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

-      rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

-      konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w tiretach poprzednich.

4.   Zgłoszenie wewnętrzne - zgłoszenie sygnalizacyjne dokonane Dealerowi.

5.   Zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie sygnalizacyjne dokonane organowi publicznemu lub

organowi centralnemu.

6.   Rejestr - zbiór zgłoszeń sygnalizacyjnych wraz z informacją o przebiegu i rozstrzygnięciu postępowania w sprawie naruszenia.

§ 2

ZAKRES ZASTOSOWANIA

1.   Niniejsza Procedura ma zastosowanie do wszystkich grup osób będących Sygnalistami (o których mowa w § 1 ust.1).

2.   Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności podmiotów powiązanych z Pracodawcą, osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji, pracowników i współpracowników Pracodawcy.

3.   Sygnalista podlega ochronie określonej od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

§ 3

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1.   Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe (a także podjęcie próby lub groźby podjęcia działań odwetowych), polegające w szczególności na:

-      odmowie nawiązania stosunku pracy;

-      wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

-      nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

-      obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

-      wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

-      pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

-      przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

-      zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

-      przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;

-      niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

-      negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

-      nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

-      przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

-      mobbingu;

-      dyskryminacji;

-      niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

-      wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

-      nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

-      działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

-      spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

-      wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

2.   W przypadku podjęcia któregokolwiek działania Pracodawca jest zobowiązany wskazać, że nie

ma ono charakteru odwetowego.

3.   Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, zakazy o których mowa w ustępie pierwszym Pracodawca stosuje, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.

4.   Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących m.in.:

-      wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

-      nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

5.   Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 4

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1.   Do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń upoważniony jest Prezes Zarządu Robert Bergier.

2.   Wewnętrzne zgłoszenie naruszeń Sygnalista może złożyć w następujący sposób:

-      za pomocą poczty elektronicznej na adres: zglos@watarski.pl

-      telefonicznie pod nr telefonu 54 230 60 60

-      osobiście do Prezesa Zarządu Roberta Bergier

-      za pomocą poczty tradycyjnej na adres Toruńska 169, 87-800 Włocławek

3.   Zgłoszenie telefoniczne nienagrywane wymaga sporządzenia protokołu z dokładnego przebiegu rozmowy przez przyjmującego zgłoszenie.

4.   Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie:

-      nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

-      kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez przyjmującego zgłoszenie.

5.   Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

-      nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

-      protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

6.   Do dalszego postępowania ze zgłoszeniem, w tym do weryfikacji zgłoszonego naruszenia,

kontaktu z Sygnalistą, do przekazywania Sygnaliście informacji zwrotnej zobowiązany jest Prezes Zarządu Robert Bergier. Zobowiązany jest on do podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia.

7.   Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

8.   Po weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego przeprowadzane są czynności wyjaśniające. Postępowanie wyjaśniające obejmuje m.in. przeglądanie dokumentów, analizę systemów informatycznych, przesłuchania pracowników/współpracowników. Na wniosek pracownika/jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 6 każdy pracownik/współpracownik jest zobowiązany udzielić potrzebnych informacji lub udostępnić niezbędne dokumenty, potrzebne do ustalenia okoliczności zgłoszenia wewnętrznego.

9.   Z wysłuchania pracownika/współpracownika przeprowadzonego w ramach zgłoszenia wewnętrznego należy sporządzić protokół.

10. W sprawach niecierpiących zwłoki pracownik upoważniony do działań następczych może zabezpieczyć sprzęt elektroniczny, w tym dane znajdujące się na dyskach i innych nośnikach pamięci.

11. Po zakończeniu czynności wyjaśniających, po potwierdzeniu naruszenia podejmowane są czynności naprawcze, które mogą obejmować zmiany regulaminów, konsekwencje dyscyplinarne, zgłoszenie do organów zewnętrznych. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się pisemny raport.

12. Sygnalista jest informowany o wynikach postępowania przeprowadzonego na skutek jego zgłoszenia. Informacja zwrotna jest przekazywana w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

13. Po zakończeniu postępowania należy zweryfikować efektywność wdrożonych działań

naprawczych.

14. Wszystkie informacje pozyskane ze zgłoszenia oraz dalsze postępowanie są objęte tajemnicą, także po okresie ustania stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, na podstawie którego były wykonywane obowiązki przez osoby pisemnie upoważnione. Klauzula poufności dotyczy również wszystkich osób uczestniczących w weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego oraz czynności następczych, w tym również udzielających informacji i udostępniających dokumenty.

§ 5

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1.   Dopuszczalne jest zgłoszenie nieprawidłowości bez podawania danych identyfikujących zgłaszającego (anonimowo) za pośrednictwem poczty elektronicznej i poczty tradycyjnej na adresy wskazane w § 4.

2.   Zgłoszenie anonimowe jest odnotowane w Rejestrze, zaś w przypadku pozostawienia go bez żadnych czynności następczych, osoba/ jednostka organizacyjna odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń jest zobowiązana do wskazania przyczyny braku działania.

3.   W sytuacji ujawnienia danych personalnych zgłaszającego należy mu nadać status sygnalisty.

§ 6

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1.   Zgłoszenie nieprawidłowości może zostać również złożone do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do innych organów publicznych, a także w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze.

2.   Sygnalista dokonując zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury wewnętrznej

zachowuje uprawnienia prawem przewidziane.

3.   Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§ 7

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJA DANYCH OSOBOWYCH

1.   Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

2.   Dealer po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

3.   Jednostka organizacyjna / osoba fizyczna upoważniona do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje:

-      numer zgłoszenia;

-      przedmiot naruszenia prawa;

-      dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

-      adres do kontaktu sygnalisty;

-      datę dokonania zgłoszenia;

-      informację o podjętych działaniach następczych;

-      datę zakończenia sprawy.

4.   Wpisu do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

5.   Dealer / Pracodawca jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze

zgłoszeń wewnętrznych.

6.   Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7.   Dealer gwarantuje, że informacje pozyskane w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym nie będą udostępniane nieupoważnionym osobom trzecim, a tożsamość sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej oraz innych danych na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować ww. osoby ma charakter poufny i nie zostanie ujawniona.

8.   Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa powyżej upoważnione są tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie Dealera.

§ 8

UJAWNIENIE PUBLICZNE

1.   Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego (podania do publicznej wiadomości).

2.   Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:

-      zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a Pracodawca, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej - chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację lub

-      od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej - chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

3.   Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

-      naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

-      dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe, lub

-      w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

§ 9

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA

1.   Odpowiedzialności karnej podlega osoba, która chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia. Czyn tej jest zagrożony karą grzywny, karą

ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. W przypadku zastosowania przez sprawcę groźby bezprawnej lub podstępu podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2.   Odpowiedzialności karnej podlega osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą i podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W przypadku uporczywego działania sprawca podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

3.   Ujawienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolność do roku.

4.   Osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 10

PRZEPISY KOŃCOWE

1.   Niniejsza Procedura podlega publikacji na stronie internetowej Dealera.

2.   Zapisy niniejszej Procedury podlegają weryfikacji raz na 6 miesięcy.